Sistema de gestão para pequenas empresas: como escolher
Planilhas, cadernos e programas que não conversam custam tempo e dinheiro. Veja o que um sistema de gestão deve ter e como escolher o certo para sua empresa.
Quando a empresa cresce, as planilhas que funcionavam no começo viram um problema: o estoque não bate, ninguém sabe ao certo quem está devendo e a nota fiscal é emitida em outro programa, com tudo digitado de novo. Um sistema de gestão (também chamado de ERP) resolve isso reunindo as áreas da empresa em um só lugar.
O que é um sistema de gestão
É um software que integra vendas, compras, estoque, financeiro e fiscal. A grande vantagem é que cada informação é digitada uma única vez: a venda gera a nota, baixa o estoque e lança o contas a receber automaticamente.
Sinais de que sua empresa precisa de um sistema
- O estoque do sistema (ou da planilha) nunca bate com o físico.
- A nota fiscal é emitida em um programa separado, redigitando o pedido.
- Você só descobre o resultado do mês semanas depois.
- Cobranças atrasadas passam despercebidas.
- Cada funcionário guarda informações em um lugar diferente.
Módulos essenciais
| Módulo | O que resolve |
|---|---|
| Vendas e orçamentos | Do orçamento ao pedido sem redigitar |
| Nota fiscal (NF-e, NFC-e, NFS-e) | Emissão integrada à venda e transmissão à SEFAZ |
| Estoque | Saldo em tempo real, entradas por XML do fornecedor |
| Compras | Cotação com fornecedores e pedidos de compra |
| Financeiro | Contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, cobrança |
| Ordens de serviço | Para oficinas, assistências e prestadores |
| Relatórios e painel | Faturamento, produtos mais vendidos, inadimplência |
7 critérios para escolher
1. Aderência ao seu segmento
Comércio, oficina, distribuidora e prestador de serviço têm rotinas diferentes. Veja se o sistema tem, por exemplo, venda condicional, ordem de serviço com veículo ou entrada de mercadoria por XML.
2. Emissão fiscal integrada
A nota deve sair da própria venda, com validação antes do envio para evitar rejeições da SEFAZ.
3. 100% online
Sistemas na nuvem funcionam em qualquer computador, dispensam servidor na empresa e fazem backup automaticamente.
4. Permissões por usuário
Cada pessoa deve ver e alterar só o que precisa — fundamental para segurança e para a LGPD.
5. Várias empresas em um acesso
Se você tem mais de um CNPJ, ter tudo em um só login, com dados separados, economiza muito tempo.
6. Suporte e implantação
Pergunte como é a implantação, quem ajuda a importar os cadastros e como o suporte atende.
7. Custo total
Some mensalidade, implantação, usuários adicionais e módulos extras. O mais barato no anúncio nem sempre é o mais barato no fim do ano.
Erros comuns na escolha
- Escolher só pelo preço e descobrir depois que o módulo fiscal é cobrado à parte.
- Não envolver quem vai usar o sistema no dia a dia.
- Migrar tudo de uma vez, sem conferir os cadastros importados.
- Ignorar a integração com a loja virtual — veja como montar uma loja virtual.
Conheça o Besser
O Besser é o sistema de gestão online da Balmer Sistemas para comércio e serviços: vendas e orçamentos, NF-e, NFC-e e NFS-e, compras, estoque, financeiro e ordens de serviço, com várias empresas em um só acesso e permissões por usuário. Tudo no navegador, sem nada para instalar.
Precisa de algo muito específico do seu processo? Também desenvolvemos software sob medida e integrações.
Conclusão
Um bom sistema de gestão devolve tempo ao empresário e dá números confiáveis para decidir. Agende uma demonstração gratuita do Besser e veja o sistema funcionando com o exemplo da sua empresa.
